خرده استرس با شما چه می نماید؟ - انجمن آقای شرفی

به گزارش انجمن آقای شرفی، استرس را غالب افرادی که درگیر آن می شوند، حس می نمایند؛ اما خرده استرس، سلسله مزاحمت های روحی بدون علامت در محیط کار است که آثار مخربش نه تنها دست کمی از استرس ندارد که رفتار فرد در خانه را نیز تحت الشعاع قرار می دهد. هر زمان احساس کردید کار به شما تحمیل شده است به جای آنکه شما کار را به دست گرفته باشید، این یک علامت بروز خرده استرس است. پادزهر این عارضه چیست؟

به گزارش دنیای اقتصاد، گوین، سرپرست یک تیم پشتیبانی در یک شرکت نرم افزاری جهانی، می گوید: تیم من همیشه در شرایط آماده باش است. او می خواهد اعضای تیمش را راهنمایی کند تا وقتی درخواست های کاری چه از طرف خودش به عنوان مدیر آنها و چه از طرف دیگر بخش های سازمان از یک حد زیادتر می گردد، شرایط را مدیریت نمایند. درخواست های کاری از این تیم قابل مدیریت هستند، اما وقتی این درخواست ها زیاد می شوند، عملکرد تیم و رفاه کلی آنها را تحت تاثیر قرار می دهند. او نگران این بود که کل تیمش در معرض ریسک فرسودگی باشد.

اثری را که گوین بر تیمش شناسایی نموده بود، خرده استرس می نامیم - لحظات کوچک استرس زایی که به واسطه تعامل با افراد نزدیک در محیط کار یا زندگی شخصی ایجاد می گردد و آنقدر عادی است که نمی فهمیم دچار آسیب شده ایم، اما اثر نهایی آن بر ما بسیار زیاد است. تحقیقات نوی که انجام شده، اثر مخرب عدم توجه به خرده استرس ها را هم برای افراد و هم برای تیم ها معین نموده است. نتیجه ثابتی که از صدها مصاحبه در این زمینه به دست آمده این است که حتی افرادی که از نظر سازمان هایشان عملکرد خوبی دارند، به خاطر این خرده استرس ها در مدیریت امورشان به مشکل می خورند. این خرده استرس ها از کجا می آیند؟ روزهای عمر ما پر از خرده استرس هایی هستند که حتی متوجه آنها نمی شویم. وقتی این خرده استرس ها به ما وارد می شوند، آنقدر مکث نمی کنیم که بفهمیم از نظر جسمی و روحی چه بلایی سر ما می آورند.

بیشتر ما مثل تیم گوین، با قدرت به کارمان ادامه می دهیم. اما خرده استرس ها می توانند یک واکنش زنجیره ای از دیگر استرس های ناشناخته ایجاد نمایند که ممکن است ساعت ها و حتی روزها ماندگار باشند. به عنوان مثال، ممکن است ما برای جبران کم کاری هم تیمی هایمان، سخت تر و طولانی تر کار کنیم و این فرآیند باعث گردد در روابط شخصی مان دچار مشکل شویم. یا ممکن است به خاطر اینکه زمان کافی نداشته ایم، کار بی کیفیتی تحویل دهیم و در این صورت در روابط حرفه ای دچار مشکل شویم.

وقتی فرسودگی زیاد، مقاومت را سخت می نماید

نگرانی گوین این بود که راهنمایی هایش برای یاری به تیم، به خوبی درک نشده بود. بنابراین برای حل مساله، از یک تله موقت استفاده کرد. او می گوید: چند تا ضرب الاجل کاری الکی معین کردم تا ببینم چه واکنشی دارند و آیا در چنین شرایطی قبل از اینکه کارهای نو را به انبوه کارهای قبلی اضافه نمایند، در خصوص زمان بندی کار چانه می زنند یا نه. اما در کمال ناامیدی گوین، هیچ کس مراجعه نکرد و هیچ کس حتی نگفت اگر می گردد او کمی زمان بیشتر به آنها بدهد.

آنها یا غرق در حجم بالای کار بودند یا می خواستند خود را قهرمان جلوه دهند

(یکی از افراد تیم حتی می خواست مسافرتی را که از مدت ها قبل با همسرش برنامه ریزی نموده بود لغو کند تا کار را در موعد مضحکی که گوین معین نموده بود تحویل دهد). او می گوید: شوکه شده بودم. تیم من می داند چنین درخواست هایی از آنها ندارم. بنابراین فورا اصل قضیه را به آنها گفته بود و تصریح نموده بود خواسته اش از آنها این است که تشخیص بدهند چه زمانی سیل تقاضاهای کوچک به سمتشان سرازیر می شوند و توانایی آنها را برای انجام درست کارهایشان محدود می نماید و بعد آنها باید بتوانند کارها را اولویت بندی نمایند و از زمانشان استفاده موثرتری نمایند، نه اینکه همیشه در شرایط آماده باش باشند.

چطور می توان تشخیص داد که در حال تجربه خرده استرس هستید، نه اینکه یک شغل سخت و پرمسوولیت دارید؟ طبق شرایطی که افراد سطح بالای تحقیق مذکور داشتند، یکسری کلیدها وجود دارد:

به جای اینکه خودتان در کار پیش دستی کنید و پیشنهادی داشته باشید، همیشه در حال واکنش نشان دادن هستید.

همیشه در حال پاسخگویی به درخواست ها هستید، منتظرید اتفاق بعدی رخ دهد، یا از این جلسه به آن جلسه در رفت و آمدید بدون اینکه وقت داشته باشید چیزهایی را که در جلسه گفته شده تحلیل کنید.

دائما در زندگی شخصی و حرفه ای نسبت به شکست های کوچک واکنش بیش از حد نشان می دهید یا به دیگران حمله می کنید.

به تدریج از فعالیت ها و دوستانی که زمانی بخش ثابت زندگی و هویت شما بودند، دور شده اید.

به محض اینکه اینباکس ایمیلتان را باز می کنید، حس می کنید پیشرفتی در کارهای روزتان حاصل نمی گردد.

اگر هر کدام از این موارد در خصوص شما صدق می نمایند، احتمالا از خرده استرس رنج می برید. در مقابل، اگر کل روزتان پر است، اما بر کارتان مسلط هستید و می توانید برنامه ریزی کنید چطور از زمانتان و با چه کسی بهره ببرید، صرفا یک شغل پرکار و پرمسوولیت دارید. همین تفکر در خصوص تیمتان هم وجود دارد. خرده استرس هایی که طی تحقیق از افراد سطح بالای سازمان ها شناسایی شد، در سه دسته بندی کلی در جدول قرار گرفته اند.

تردید در توانایی ها

بیشتر ما اشکال مختلفی از خرده استرس ها را در دسته بندی هایی که در جدول آمده تجربه می کنیم. یک مثال ساده از اینکه چطور خرده استرس یک روز عادی ما را تحت تاثیر قرار می دهد و عملکرد یک نیروی کار قوی را به چالش می کشد بیان می کنیم: رزا اخیرا در یک سازمان خدمات کسب و کار ارتقا گرفته و مدیر عملیات شده، اما خیلی سریع با بازخوردهای منفی روبرو شده است. او بعد از ارتقا، مجبور است به دو مدیر ارشد در دو واحد کسب و کار مختلف گزارش بدهد که یعنی هم مسوولیت هایش در سازمان بیشتر شده و هم کارهایش بیشتر به چشم می آیند. او در نقش نو، مسوولیت تیمی را بر عهده دارد که باید مسائل نرم افزاری مهم را فورا برطرف نمایند. سه سرپرست تیم مختلف با مسوولیت های مختلف، به او گزارش کار می دهند.

اما رزا از وقتی ارتقا گرفت، حس کرد نمی تواند هیچ کاری را به درستی انجام دهد. او ساعت های طولانی تری کار می کرد، شب ها و تعطیلات آخر هفته می ماند تا بر کارها تسلط بیشتری داشته باشد. زمانی که رزا به عنوان رهبر تیم باید روحیه کارکنان را قوی می کرد و برای خودش اعتبار ایجاد می کرد، نگران تردید تیم نو نسبت به توانایی کاری اش بود. او هر روز خودش را به خاطر تسلط نداشتن بر کار سرزنش می کرد. اما چیزی که در ابتدا متوجه نشد این بود که منبع اصلی عدم اعتماد به نفسش، در خرده استرس ریشه داشت.

بخشی از هویت و ارزش های ما چیزهایی هستند که به خاطر خوب بودن در آنها به خودمان می بالیم. خرده استرس هایی که اعتماد به نفس شما را از بین می برند، این حس را ذره ذره نابود می نمایند. رزا می گوید: کارم را با هیجان زیاد نسبت به چیزی که در آن حرفه ای بودم آغاز کردم. اما این شغل آنقدر به من فشار کاری وارد نموده که حالا تنها کاری که می کنم تصمیم گیری در خصوص چیزهایی است که پیش می آید - نه اینکه چطور عالی باشم. خرده استرس هایی که اعتماد به نفس شما را از بین می برند، لزوما از طرف یک نفر وارد نمی شوند، مثل مواقعی که نگرانید انتظارات رئیستان را برآورده ننموده اید.

این خرده استرس ها بیشتر نتیجه درخواست های کاری در دنیای به شدت مرتبط امروز است و ممکن است دلایل کوچکی داشته باشد. مثلا در فرهنگ های به شدت کثرت پذیر که تعداد زیادی از افراد در تصمیم گیری ها دخالت دارند، هر حرکت اضافه مشکل می گردد. با اینکه معتقدید فرد وظیفه شناسی هستید، در تیم نوآوری دارید یا رهبر سازمانی خوبی هستید (و غیره)، عملکرد شما این ویژگی ها را منعکس نمی کند. در نهایت با اینکه عامل قطع ارتباط در تیم شما نیستید، اما احساس شکست می کنید. این همان اتفاقی است که برای رزا افتاد. نحوه سازماندهی کار او - گزارش دهی به دو فرد مختلف و داشتن مسوولیت سه گروه کاری مختلف - باعث شد حس کند از همان اول کار شکست خورده است.

چطور جلوی خرده استرس ها را بگیریم

چطور می توانید مطمئن شوید این ناهماهنگی ها در مرحله اول اتفاق نمی افتند؟ مثل کاری که گوین انجام داد، تیم خود را طی یک فرآیند ساده راهنمایی کنید تا هر پروژه نوی را به خوبی ارزیابی کند:

1- قبل از پذیرفتن یک پروژه نو، حجم آن را به خوبی ارزیابی کنید و در بله گفتن به آن عجله نکنید. از کارکنان بخواهید در خصوص زمان و منابعی که برای این کار احتیاج دارند فکر نمایند و ببینند کار نو چه تاثیری بر کارهای دیگر آنها می گذارد. یک جدول درست نمایند و مسوولیت ها را در آن معین نمایند.

2- اهداف، اولویت ها و ذی نفعان را معین کنید. از اعضای تیم بخواهید با سفارش دهنده پروژه دقیق صحبت نمایند تا معین گردد اهداف، اولویت ها و ذی نفعان درگیر را به درستی تشخیص داده اند یا نه. ممکن است وسوسه شوند و برای اینکه رویکرد مثبتی از قابلیت خود ارائه دهند، بدون فکر بله بگویند، اما نباید فراموش کنید اگر قبل از اینکه تعهدی را بپذیرید بگویید می خواهم اطلاعات بیشتری به دست آورم باز هم وجهه مثبتی دارید.

3- از اینکه انتظارات را به طور شفاف بیان کنید ابایی نداشته باشید. هر چه زودتر زمانی را برای جلسه با اعضای تیم معین کنید تا مطمئن شوید در خصوص چرایی و زمان انجام کار به توافق برسید. معین کنید هرکس به طور خاص مسوول چه کاری است. یک جدول زمانی واضح همراه با انتظارات عملکرد تهیه کنید.

4- در حین انجام پروژه، مراقب ناهماهنگی ها باشید و اقدامات اصلاحی را هر چه زودتر انجام دهید. سیستم سنسور خودتان را داشته باشید تا ناهماهنگی ها را به موقع تشخیص دهید و بتوانید زودتر مشکل را برطرف کنید. مثلا می توانید 5 تا 10 دقیقه آخر جلسه را از افراد بپرسید در چرخه بعدی مسوولیت های خود چه تعهداتی دارند.

مترجم: مریم رضایی

منبع: Fast Company