چه زمانی و چگونه به اضافه کاری پاسخ منفی دهیم؟ - انجمن آقای شرفی

به گزارش انجمن آقای شرفی، همواره این احتمال وجود دارد که با کمبود هرچه بیشتر کارکنان در محیط کار، از شما درخواست گردد تا کار بیشتری انجام دهید. کارکنان برتر هدف اصلی درخواست های اضافه کاری هستند. اما شما باید مراقب باشید که چه مسوولیتی را قبول می کنید.

به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از hbr، در این مقاله، نویسنده به این موضوع به طور خلاصه اشاره می نماید که برترین زمان نه گفتن به کار اضافی چه زمانی است: 1) زمانی که مسوولیت های اصلی شغلی شما آسیب خواهند دید. 2) وقتی انجام کار درخواست شده وظیفه شخص دیگری است. 3) وقتی استراتژی خروج مشخصی وجود ندارد. 4) هنگامی که درخواست غیر منطقی است.

میانگین کار خود را درهفته مورد ملاحظه قرار دهید. چند درصد از وظایف روزانه شما با شرح شغل شما مطابقت دارد؟ اگر شما در دسته افراد پیروز هستید، به احتمال زیاد در طول دوره کاری خود مسوولیت های زیادی را خارج از حوزه اصلی کاری خود بر عهده گرفته اید. اما این تعهدات نو چقدر به پیشرفت حرفه ای شما یاری می نماید؟

از بسیاری از متخصصان خواسته می گردد تا کار های بیشتری را در پی استعفای بزرگ، استعفا های بی سر و صدا و اخراج همکاران خود، انجام دهند. هنگامی که سازمان ها با کمبود کارکنان روبرو باشند، حجم کار معمولا بین اعضای به جای مانده، توزیع می گردد.

در حالی که افزایش کار به طور موقت می تواند تعهد و عملکرد فردی را افزایش دهد، در بلندمدت می تواند منجر به فرسودگی شغلی گردد و به نتایج سازمان در کل آسیب برساند.

کارکنان برتر هدف اصلی برای درخواست های اضافه کاری هستند. آن ها نه تنها از چالش و فرصت برای رشد لذت می برند، بلکه من به عنوان مربی اجرایی به صورت تجربی دریافته ام که بسیاری از افراد پیروز، با انگیزه مسرور کردن بالادستی های خود به منظور کسب مدال طلای شغلی برای رسیدن به موقعیت های بالاتر و فراتر از آن مشتاق همکاری بیشتر هستند.

برای مثال آیرن را در نظر بگیرید، او مدیر پروژه ای است که اخیرا تعداد تیمش 15 درصد کاهش یافته است. آیرن مهربان، سخاوتمند و وفادار (البته گاهی اوقات به اشتباه)، می خواست مانند یک بازیکن تیم به نظر برسد و استرس رئیسش را در این لحظه بحرانی کاهش دهد.

او داوطلب شد تا سه طرح نوآورانه اصلی را ظرف 48 ساعت پس از خروج همکارانش انجام دهد. آیرن خیلی زود متوجه شد که در محل کار زندگی می نماید و هر روز را با ابری از ترس بر سرش می گذراند و نمی تواند برای خود، خانواده یا دوستان وقت خالی پیدا کند.

در حالی که قاعدتا هیچ مسئله ای برای یاری به سازمان یا تیم شما وجود ندارد، اما باید مطمئن شوید که به دلایل درست به کار اضافی پاسخ مثبت می دهید. اگر شما فردی هستید که مانند آیرن تمایل دارد با هر درخواست اضافی که برایتان پیش می آید موافقت کنید، در اینجا نحوه ارزیابی مناسب برای عقب نشینی و نحوه انجام این کار با متانت و در عین حرفه ای بودن آورده شده است.

پاسخ منفی دهید وقتی که مسوولیت های اصلی شغلی شما آسیب می بیند

فرض کنید در تیم فراوری کار می کنید، اما از شما خواسته شده در بخش بازاریابی نیز یاری کنید. ممکن است به زودی متوجه شوید که زمان زیادی را صرف آنالیز مطالب تبلیغاتی می کنید و مسوولیت های شغلی اصلی شما -وظایفی مانند تحقیقات کاربری یا استراتژی - آسیب ببیند.

اگر وظیفه ای باعث می گردد از مسوولیت های اصلی شما کاسته گردد یا توانایی شما را برای ارائه مداوم کار با کیفیت بالا بدون هیچ گونه پیشرفت قابل توجهی از نظر یادگیری یا کسب مهارت به خطر می اندازد، بهتر است آن را رد کنید و روی آنچه قبلا در دایره وظایف شما بوده است، تمرکز کنید.

از گفتن این جمله که متاسفم، این کار در شرح وظایف شغل من نیست خودداری کنید. رویکرد بهتر این است که از یک استراتژی به نام حساب منطقی بهره ببرید، یا شرح دهید که چرا امتناع شما به نفع همه افراد است. به زبان ساده، این به آن معناست که شما می گویید اگر به شما یاری می کردم، دیگران را ناامید می کردم.

یا به طور دقیق تر من نمی توانم کار مناسبی در پروژه شما انجام دهم ویاری من به شما به کار های دیگر من آسیب می زند. تحقیقات نشان می دهد که این استراتژی می تواند به شما یاری کند که محتاط و وظیفه شناس باشید. به عنوان مثال، ممکن است که بگویید باید پاسخ منفی بدهم، زیرا اگر زمانی را به فعالیت های بازاریابی اختصاص دهم، چند وعده کلیدی عرضه محصول را از دست می دهم و اهداف درآمدی ما آسیب می بینند.

پاسخ منفی دهید وقتی این کار در تخصص شخص دیگری است

در عصر تیم های ماتریسی شده و جریان های کاری بسیار مشارکتی، به راحتی می توانید در انجام کار هایی که وظیفه شما نیست، غرق شوید، مانند نماینده فروش که خود را درگیر تماس های خدمات مشتری می بیند. آیرن، مدیر پروژه که داستانش را قبلا با شما به اشتراک گذاشتم، متوجه شد که خودش را به سمت حل مسائلی کشانده است که مدیر عملیات آن ها باید بر آن ها نظارت می کرد.

او برای یافتن راهکار سازشی و قابل اجرا به رئیس خود نزدیک شد و شرح داد: این امکان برای من وجود ندارد که به انجام این وظایف عملیاتی ادامه دهم و این در حیطه اختیارات من نیست. ادامه این کار فقط باعث سردرگمی می گردد. من خوشحالم که مستندات دقیق را جمع آوری می کنم تا تیم عملیات بتواند مسوولیت را بر عهده بگیرد.

اگر انجام کار اضافی برایتان مهم نیست یا احساس می کنید که به رشد شما یاری نمی نماید، به وضوح انتظار دارید که مسوولیت نو چه نتیجه ای برای شما داشته باشد؟ محول شدن شغل بهتر در آینده، ترفیع گرفتن، یا ذکر شدن نام شما در جلسه هیات مدیره؟

افزایش حقوق را در نظر بگیرید تا به ارزش شما بیفزاید. می توانید بگویید، در 6 ماه گذشته، من مسوولیت های A، B و C را بر عهده گرفته ام. برترین راه برای اطمینان از اینکه حقوق من متناسب با دامنه افزایش مسوولیت من است چیست؟

پاسخ منفی دهید وقتی هیچ استراتژی خروج روشنی وجود ندارد

فقط زمانی مسوولیت های اضافی را برعهده بگیرید که محدوده کامل وظیفه محول شده را درک کنید. شما می خواهید از ارتباط نادرست در این مسیر جلوگیری کنید و نمی خواهید این کار یک توافق بی انتها باشد. شاید رئیستان از شما بخواهد در یک طرح نوآورانه نو شرکت کنید. جزئیات را جویا شوید. چه مدت در پروژه موردنیاز خواهید بود؟ انتظار می رود در چه جلساتی شرکت کنید؟

اگر پس از درک کامل مسوولیت و شرح وظایف، تشخیص دادید که کار محول شده مناسب نیست، می توانید سپاسگزاری کنید و بگویید: از شما برای این فرصت سپاسگزار هستم. پروژه جالبی به نظر می رسد، اما اگر بدانم دامنه یا منابعی برای دستیابی به هدف ندارم، نمی توانم به آن متعهد باشم.

بعلاوه ممکن است به روش جزئی تری یاری کنید. آیا می توانید در جلسات چاره اندیشی گروهی شرکت کنید یا با مشورت در خصوص پیش نویس طرح تجاری موافقت کنید؟ نشان دادن اینکه کجا و چگونه می توانید ثابت کنید که شما اهل کار هستید، نشان می دهد که بازیکن آن تیم هستید.

پاسخ منفی دهید وقتی درخواست اضافه کاری غیر منطقی است

شاید رهبرارشد تحویل یک طرح تجاری را از ابتدا در عرض دو روز کاری درخواست نموده باشد. شما می دانید که این امر امکان پذیر نیست، اما چه کار می کنید؟

یک نه مثبت را امتحان کنید، که به شما امکان می دهد از مرتبه خود محافظت کنید و درعین حال رابطه را ادامه دهید. در پاسخ به درخواست رهبری ارشد سازمان، می توانید شرح دهید که در زمان معین شده چه کاری می توانید انجام دهید. به عنوان مثال: امکان ارائه کل گزارش تا بعدازظهر آدینه وجود ندارد. کاری که می توانم انجام دهم این است که پیش نویس بخش یک را داشته باشم. به نظرتون چطوره؟

آیا، ممکن است پیشنهاد دهید تا جدول زمانی را تنظیم کنید و چیزی شبیه به این جمله را بگویید: درک می کنم که این کارمهم است. اتمام کار تا روز آدینه ممکن نیست، اما من می توانم تا دوشنبه بعدازظهر کار را کامل تحویل دهم.

شاید شما فرد را به همکاری که می تواند یاری کند یا پیمانکاری که می تواند استخدام کند، معرفی کنید. استراتژی شما ممکن است اینگونه به نظر برسد، این کار در حوزه تخصص من نیست، اما نام یکی از همکارانی را که پیشنهاد می کنم با او کار کنید را برای شما ایمیل می کنم.

شما نمی توانید به همه درخواست ها پاسخ منفی بدهید، اما نه گفتن به دلایل درست می تواند به شما یاری کند اعتماد به نفس و قدرت بیشتری داشته باشید.

مترجم: اشکانه خلج